Ali res znamo sestankovati na daljavo?

Trenutne razmere so precej ljudi čez noč postavile v nezavidljivo situacijo, ki je bila prej za večino skorajda sanjski scenarij – delo od doma.

Vsi podjetniki in zaposleni, ki želijo delovati čim bolj nemoteno, morajo naenkrat svoje sestanke s sodelavci, poslovnimi partnerji in strankami opravljati preko sodobne tehnologije, pri čemer močno prednjačijo video konference.

Čeprav se morda na prvi pogled zdi, da so konferenčni klici enostavnejši kot sestanki v živo – nenazadnje lahko sestankujemo v udobju našega doma, lahko si pripravimo vse potrebne materiale … – v resnici temu še zdaleč ni tako.

Če namreč konferenčnih klicev ne izvajamo pravilno, lahko povzročijo precej slabe volje, neprijetnih situacij, nesporazumov in celo izgubljenega posla. Tehnične nepravilnosti, slaba priprava na sestanek, neustrezna izbira prostora, oblačil in opreme, da o nepredvidenih stvareh, ki se lahko zgodijo med sestankom, sploh ne izgubljamo besed, lahko povzročijo, da je naš konferenčni klic prej polomija kot pa uspeh. Ne verjamete? Preverite v videu.

V času, ko so konferenčni klici za skorajda vse podjetnike edina možna oblika sestankovanja, sem za vas pripravila nekaj smernic, ki bodo izboljšale kakovost in učinkovitost vaših sestankov na daljavo.

Priprava na sestanek

Vsak sestanek se začne s kakovostnim povabilom za udeležence. Predlagam, da udeležence vedno obvestite o sestanku dovolj zgodaj, kar pomeni vsaj en delovni dan vnaprej.

Udeležencem pošljite dnevni red sestanka. Udeležene povprašajte, če se z dnevnim redom strinjajo in, če bi dodali še kakšno točko dnevnega reda. To naj storijo pred sestankom.

Jasno navedite, ali se na sestanku uporablja kamera ali ne. Predlagam, da jo uporabljajo vsi oziroma je ne uporabi nihče, le izjemoma dopuščam, da je eden ali par udeležencev nima zaradi tehničnih omejitev. Dokazano je, da je psihična povezanost med ljudmi večja, če jih tudi vidimo in ne le slišimo.

V svojem domu poiščite kar se da miren prostor, kjer boste klic opravili. To naj bo npr. soba, ki je dobro izolirana in se v njej ne slišijo šumi ter glasovi iz drugih prostorov. Pred klicem zaprite tudi vsa okna v sobi, saj boste tako odstranili tudi zvoke, ki prihajajo od zunaj.

In preden začnete, še ključni poudarek – dogovorite se za varstvo otrok (ali hišnih ljubljenčkov), ki bi utegnili zmotiti vaš sestanek. Izkušnje kažejo, da se nastavitve računalniških igric spremenijo točno takrat, ko smo na ključni točki sestanka. 😉

Tehnični pregled

Preden dejansko začnete s klicem, predlagam, da odpravite vse morebitne tehnične izzive:

  1. preverite internetno povezavo,
  2. preverite delovanje slušalk in mikrofona,
  3. preverite jakost zvoka,
  4. preverite delovanje kamere ter
  5. spoznajte program, ki ga uporabljate.

Predlagam, da med sestankom uporabite slušalke. Tako vas bodo ostali udeleženci bolje slišali, prav tako pa boste tudi vi bolje slišali druge. Uporaba slušalk med klicem po raziskavah vpliva na večjo osredotočenost na klic, slušalke pa tudi nekoliko omilijo šume in glasove iz ozadja.

Med klicem

Bodite točni. Če konferenčni klic gostite vi, bodite prisotni na liniji vsaj 5 minut prej. Ko so prisotni vsi udeleženci, nemudoma prekinite klepet, pozdravite vse udeležence in zelo na kratko predstavite vsebino sestanka in predvideno trajanje.

Če je potrebno, lahko najprej na kratko predstavite sebe in ostale prisotne, pri tem pa se izogibajte pretirano osebnim informacijam, dolgovezenju ali komentarjem na sliko, ki jo vidite (na primer: ‘Matjaža redko vidimo v trenirki, kot na primer danes …’).

Poskrbite, da bo sestanek dinamičen – k pogovoru povabite prav vse udeležence. Udeležence sprašujte in jih spodbujajte, naj se s svojim mnenjem odzovejo na vsebino. Da bo šlo lažje, postavljajte direktna vprašanja točno določenim osebam, ki jih nagovorite z imeni, da je jasno, na koga se vprašanje nanaša. Ne dopuščajte dolgih monologov posameznih udeležencev. Tako boste preprečili, da bi se udeleženci začeli dolgočasiti ali, da bi odtavali. Sestanki, kjer govori samo eden, ostali pa le poslušajo, niso učinkoviti.

Kadar ne govorite, ugasnite zvok. Tudi najmanjši zvok, npr. lajež sosedovega psa, je lahko za ostale udeležence zelo moteč in odvrača pozornost od trenutnega govorca.

 

Tako, zdaj ste vsekakor pripravljeni na vaš naslednji video sestanek. Uspešno sestankujte, če potrebujete še kak nasvet, pa pokličite Besedo – preko video konference, seveda 😊

Ostanite zdravi in se slišimo,

V.

 

Vas zanima več?

O Besedi so povedali

Še enkrat lepa hvala za včerajšnjo odlično delavnico, ki je požela navdušenje med udeleženci. Pravijo, da si rojena za poučevanje ☺.

Ksenija Jaklič, Acceleration Business City

Moram povedati, da so vsi udeleženci zelo navdušeni nad izvedbo izobraževanja, predvsem si dodana vrednost ti, zato ne dvomim, da se spet srečamo zelo kmalu.

Sandi Lovše, Outfit7

Hvala za posnetke in konkretne napotke, ki si jih moram zares vtisniti v spomin. Še sedaj imam skripto z delavnice doma »pri roki«, da vsake toliko časa kaj preberem … Z delavnico si me izjemno navdušila, naredila si mi nepozaben dan in HVALA TI.

Polona Mayer, Zaltis

Pričakovanja pred tem seminarjem so bila izjemno visoka, ogromna, saj so to povzročili komentarji in mnenja predhodnih udeležencev. Izkazalo se je, da predhodniki niso pretiravali, kajti tudi meni je bilo super zaradi praktične naravnanosti. Seminar je prinesel svež pristop, vašo pozitivno naravnanost in konkretno uporabnost neposredno v vsakdanji komunikaciji.

Franci Zaplatar, Alpetour

Jaz sem bila res zelo zadovoljna. Imam kar visoke standarde, kar se tiče izobraževanja, saj sem cel faks naredila v tujini, kjer so bili pri predavanjih in vsebini kar močni. No, na tvojem izobraževanju sem se počutila približno tako kot na faksu ☺. Držala si me zraven, želela sem več. Uživala sem, učila sem se. In hvala ti za to.

Katja Kovačič, PRO PLUS

Všeč mi je, ker grem s tvojih delavnic vedno polna vtisov in novih stvari. Tvoja pozitivna energija je neverjetna in tudi nalezljiva. Kljub temu, da sem te poslušala že vsaj trikrat, se niti en tvoj primer ali zgodba nista ponovila. Kako ti to uspe, ne vem, ampak mi pove, da se na svoje delo spoznaš in dobro pripraviš. To je najbrž razlog, da te vedno znova rada poslušam. Čuti se, da to rada počneš , kar daje težo tvojemu delu – vsaj v mojih očeh. Tako da, tudi če bi mi govorila o fiziki ali kemiji, bi te z zanimanjem poslušala – ker enostavno znaš.

Ana Plut, Simobil

Hvala za krasno in enkratno izkušnjo. Veliko sem se naučila na vaši zelo dinamični delavnici. Zame je bila že udeležba na delavnici že sama po sebi nagrada, pa kljub temu upam, da dobimo še kakšno prav zaradi vaših nasvetov ;)

Katerina Čeh, Animacel

Takoj sem opazila učinek - na prvi predstavitvi po izobraževanju sem požela največji aplavz do zdaj.

Marina Bilash, Lingarus

Najlepša hvala za vse znanje in tako izviren način vodenja delavnice. Bila sem več kot navdušena. Imela sem zelo visoka pričakovanja, saj mi je veliko ljudi povedalo same pozitivne stvari o vaši delavnici. Ne samo da ste jih uresničili – uspeli ste jih še preseči.

Kristina Stojmenova, Fakulteta za elektrotehniko

Najprej naj se zahvalim za res dobro delavnico. Pozna se vam, da ste polni bogatih izkušenj in posledično podajate res kakovostno znanje in nauke. Že po eni uri delavnice sem dojela, kaj je moja pomankljivost, seveda pa so sledili tudi koristni napotki, kako to odpraviti to pomankljivost in kako delati na veščinah, ki pa jih imam.

Mojca Novak, Odvetniška pisarna Petek

Draga Vesna, tvoja delavnica ZMOREM! je bila zelo poučna. Zares si strokovnjakinja na svojem področju in svoje znanje odlično predajaš naprej. Že dobre govornike naučiš, da so še boljši, tiste z veliko treme in strahom pred nastopanjem pa s svojimi analizami in komentarji uspeš prepričati, da lahko vsak nastopa pred javnostjo. Zelo navdušena sem bila tudi nad natančno in zelo obsežno analizo, ki sem jo prejela nekaj dni po delavnici in jo večkrat preberem, saj mi prav vsak njen del koristi, ko se pripravljam na govorni nastop. Hvala za tvojo izjemno energijo in odlično delavnico!

Špela Filipič, Center tajskih masaž Thai

Ne gre drugače kot, da se že na začetku zahvalim za verjetno eno najbolj obsežnih analiz osebnosti, kar sem jih kdaj videl oz. prebral. Nekaj tovrstnih izobraževanj sem že videl, ampak tega brez težav uvrstim med najboljše. Preprosto zato, ker je bil aktiven, dinamičen in ker je ponudil ogledalo vsakemu izmed nas. Všeč so mi bile kritike, še bolj pa predlogi za izboljšanje. Ta sobota ni bila porabljena, ampak investirana.

Boštjan Mišič, servisni svetovalec / Veitteam

Z izvedbo delavnice smo bili zelo zadovoljni. Vesnina energija in nastop sta nas prepričala in vidi se, da rada predava in uživa v prenašanju svojega znanja naprej.

Urša Ferlic, Human Resources / LINEA DIRECTA COMMUNICATIONS

Trening je bil moja prva izkušnja s kamero in sem res navdušena nad uporabnostjo izobraževanja. Upam, da bomo to še kdaj ponovili!

Andreja Bezgovšek, Vodja področja prodaje Opal, Steklarna Hrastnik

Zame je bilo to izobraževanje res fantastično. Vsakič ko smo končali, sem dobila energijo in zagon kot že dolgo ne. Težko je včasih po toliko letih potegniti iz sebe nekaj novega, se pohvaliti in ta delavnica mi je poleg vseh novih znanj prinesla neko novo energijo, ki jo kar ni več bilo. In za to hvala iz srca.

Daša Rankel, predstavnica odnosov z javnostmi / PR PRO PLUS

Vesnina zelo dobra lastnost je, da zna izpostaviti pozitivne lastnosti pri posamezniku in dobro vključiti priložnosti za izboljšavo, ki ne delujejo kot kritika.

Nika Furlan, Intra Lighting

Zahvaljujem se za vaš trud, iskrenost in energijo ter predvsem znanje, ki ste ga prenesli na vse nas. Resnično ste me presenetili!

Janez Petauer, ADEL d.o.o.

Vesna - odločna, polna energije, strokovna, mehka in uspešna! Takšno je tudi sodelovanje z njo in udeležba na njenih izobraževanjih. Dobiš popravke, nadgradnjo, vaje, energijo, vizijo in pot za naprej. TOP!

Aleksandra Pinterič, Zavod VISTA Murska Sobota

Vsebina delavnice je bila zanimiva in uporabna, zahtevala je polno vključenost in aktivno sodelovanje vseh udeležencev. Predavateljica je bila angažirana in kompetentna, udeležba na delavnici pa odlično izkoriščen čas in zelo dobra nadgradnja znanja.

Metka Šemrl Dolenc, UniCredit Banka Slovenija d.d.

To je bilo moje najbolj zanimivo in dinamično izobraževanje, kar sem jih imel v sklopu službenih izobraževanj (pa jih je bilo kar nekaj).

Danijel Gazvoda, Krka, d.d.

Trening z Vesno? Če sem pred njim verjela, da sem vešča nastopanja, sem hitro ugotovila, da živim v iluzijah. Vesna osveži pozabljene stvari, na resnično prijeten način obdela teorijo, temelji na praktičnih vajah. Življenjske rešitve, ki pomagajo odpraviti strah pred kamero, razumeti medije in potencialno publiko, simpatizirati s kamero in ekipo v ozadju, pripraviti se na pravi način, povedati točno to kar želiš na tisoč in en način, so zmagovalna kombinacija. In Vesna zmaga! Nastop postane užitek, ne stres.

Barbara Gorše, SiMobil

Na izobraževanje sem šel v upanju, da bi lahko izboljšal svoj nastop. Po mojem mnenju sem dobil dovolj odličnih usmeritev glede nastopanja in prepričan sem, da bom v prihodnosti lažje stopil pred množico ljudi ali se soočil s sestankom v manjšem krogu poslušalcev.

Gašper Pirnat, Elektro Pirnat